（广外党〔2021〕71号 2021年11月28日印发）

第一章  总  则

第一条  为进一步推动学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）和教育部《公文处理规定》（教办〔2013〕7号），结合我校实际情况，制定本办法。

第二条  本办法适用于学校的公文处理工作。

第三条  学校公文是学校党政实施领导、履行职务、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是学校传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  党委办公室、校长办公室（以下简称党办校办）是学校公文处理工作的管理部门，主管学校的公文处理工作，对学校各单位的公文处理工作进行业务指导。

第七条  公文处理工作实行统一领导、分级管理，学校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化干部公文素养和能力建设，要有领导同志负责公文处理工作，并经常检查督促和给予指导，由专人负责公文处理工作。各单位的重要公文必须经主要领导处理。

第八条  本办法适用公文包括纸质公文与电子公文。电子公文指通过学校办公自动化系统（OA）、依照合法程序进行报批及发布的公文,电子公文具有与纸质公文同等的效力。

第二章  公文种类

第九条  学校常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于学校重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第十条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、公开属性、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，密级和保密期限之间用“★”分隔，如“秘密★1年”。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。1.联合行文时，使用主办机关的发文字号。

2.以学校党委和学校行政名义印发的公文由党办校办负责统一编号管理。重要公文的发文代字为广外党〔〕号、广外校〔〕号。属于机关职能部门职能需以学校名义发文，编号时在学校代字与年号之间加上职能部门的代字（职能部门可根据工作需要设置不同的代字）。

3.以学校纪委名义印发的公文，由纪检监察室负责统一编号管理。

（六）签发人。请示、报告等上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，并按照规范排序。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。以学校党委名义或属于党群部门职能需以学校党委名义印发的公文，发文机关为“中共广东外语外贸大学委员会”；以学校行政名义或属于行政部门职能需以学校行政名义印发的公文，发文机关为“广东外语外贸大学”。联合发文时，先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次编排。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文、纪要和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文，以及需要接受咨询、回复的下行文应将联系人、联系方式作为附注。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文的重要组成部分。

附件应当另面编排，与公文正文一起装订。每个附件应在其首页标注“附件”二字及附件顺序号，附件的顺序号及其标题应当与附件说明的表述一致。如附件和正文不能一起装订，应当在附件首页左上角编排公文的发文字号。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，并按照规范排序。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）公开属性。分为主动公开、依申请公开、不予公开等种类。

（十九）页码。公文页数顺序号。附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第十一条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十三条  公文用纸幅面采用国际标准A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十四条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。严格贯彻中央部署，落实省委要求，大力精简文件、控制发文数量，着力提高文件质量。凡属以下情况的，不再制发公文：

（一）国家法律法规已做明确规定的。

（二）现行文件已有部署且仍然适用的。

（三）对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的。

（四）某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的。

（五）虽以前年度曾有发文，但现阶段相关问题不再突出，发文必要性不强的。

（六）除学校年度工作要点外的其他工作要点，上级明确要求发文的除外。

（七）除校级评先外，各二级单位按常规组织开展的竞赛、评比的通知材料。

（八）各单位的常规性、事务性、临时性工作通过网站信息、电话、传真、邮件等其他手段可以办理的。

第十五条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十六条  上行文为向上级部门行文，应当遵循以下规则：

（一）一般用请示、报告、意见等文种。

（二）原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位，不得抄送下级单位。

（三）下级单位的请示事项，如需以学校名义向上级部门请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文夹带请示事项。

（五）除了上级部门负责人直接交办事项和必须直接报送的事项外，原则上不以学校名义向上级部门负责人报送公文、不以学校负责人名义向上级部门报送公文。

（六）落实上级部门负责人批示的情况报告，应当附负责人批示复印件。

第十七条  下行文为向下级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。

（二）主送受理单位，特别重要的下行文，应当根据工作需要抄送上级机关或相关部门。

（三） 可根据工作需要及相关性原则下发普发性公文或特定范围公文。

第十八条  平行文为同级或不相隶属单位之间行文，应遵循以下原则：

（一）一般用函、意见等文种。

（二）一般只有一个主送单位，必要时抄送相关单位。

（三）一般不以单位名义向不相隶属单位负责人行文，不以单位负责人名义向不相隶属单位行文。

第十九条  学校对外行文，由党办校办负责办理，机关其他部处、二级单位不得对外正式行文。学校纪委、工会、团委等受双重领导的组织，黄埔研究院、广东国际战略研究院、附属中小学、附设外语学校等独立法人单位，经学校批准，可以在职能、权限范围内对外行文，公文发出时须同时抄送分管校领导和有关职能部门，并按规定交学校档案管理部门存档。

第二十条  机关各部处一般不直接向其他二级单位正式行文。如需就其所主管的业务工作对二级单位提出重要的指导性“意见”，则须按党政分开的原则，分别由党办或校办加批转发。经学校同意可以对内正式行文的单位，就其本单位管理权限的有关事务，可使用有该单位标识的公文纸张自行发文；须经学校审批的事项，经学校同意由该单位行文的，文中应当注明经学校同意。对内正式行文须严格控制主送范围，并按规定交学校档案管理部门存档。

第二十一条  校内各单位如需以公文形式向学校请示报告工作或在本单位内下发文件，可使用印有单位全称的红色公文首页，文件字号可使用本单位名称代字，原则上不多于四个字，不得使用“广外”二字。

机关各部门、二级单位相互间可以用工作函件形式商洽和布置一般事务性工作、询问和答复问题，工作函件不得使用有学校或该单位标识的红头公文纸张。

第二十二条  确因工作需要，党政工团等组织，可按照协商一致的原则联合行文。

第五章  公文拟制

第二十三条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十四条  公文起草应遵循以下基本原则：

（一）坚持党中央集中统一领导，坚持党的基本理论、基本路线、基本方略，坚定正确政治方向，符合国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）坚持务实管用，一切从实际出发，注重研究新情况，总结新经验，解决新问题，所提政策措施和办法切实可行，增强政策措施的整体性、导向性、协同性。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，把握时度效，力求短实新。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请校领导协调或裁定。

（七）各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十五条  公文草拟单位应注意以下事项：

（一）各单位需以学校名义办理非涉密公文时，主办单位应在办公自动化系统（OA）按流程进行线上办理。

（二）切实改进文风，坚决压缩篇幅，内容开门见山、直奔主题，防止穿衣戴帽、不讲空话套话。除重要规划、重大部署外，公文一般控制在3000字以内，重要公文不超过5000字。

（三）所有公文须按政府信息公开有关规定确定公开属性，除涉密公文或者有特殊要求外，应当主动公开。

（四）涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密设备上处理，并按有关要求采取保密措施。

第二十六条  公文送校领导签发前，应当由党办校办进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过协商、会签并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范，篇幅是否适宜；公开属性是否标注准确，附件是否齐备、题目是否一致；遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数是否准确规范等。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十七条  党办校办秘书科对各单位报送的公文应当及时审核、报批。符合第二十四条规定的普通公文审核期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当及时审核。

第二十八条  办文单位草拟的公文如不符合公文要求或在核稿过程中需作较大改动，办文单位应根据党办校办提出的修改意见进行修改，修改后办文单位负责人应再次审核。

第二十九条  经审核不宜发文的公文文稿，党办校办将退回办文单位并说明理由。

第三十条  以学校名义印发的公文，根据分管原则由校领导签发。重要公文和上行文一般由主要校领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第三十一条  已签发的文件，一般不得再作修改。确因特殊情况需要对文稿进行修改的，修改后应经签发人复审。

第六章  公文办理

第三十二条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第三十三条  收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。对不同属性的公文应当采用分类处理的方式：不宜主动公开的收文通过纸质渠道流转；其他公文通过办公自动化系统（OA）处理。

（三）初审、拟办、批办。党办校办应当对收到的公文进行初审。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见并送校领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

（四）承办。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回并说明理由。

公文办理中涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协商，如仍不能取得一致，可以通过党办校办报请校领导协商或裁定。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。有明确办理事项的公文，主办或承办单位应及时按要求将办理结果向党办校办反馈。

第三十四条  发文办理主要程序是：

（一）复核。已经校领导签批的公文，党办校办印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当由办文单位负责人签署意见后报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效，并厉行勤俭节约。公开属性为主动公开和依申请公开的下行文，原则上以电子公文方式向学校各单位发送。以电子公文方式发送的公文，除印制少量存档外，不再印发纸质公文。

涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

（五）电子公文发布。根据工作需要与公文属性，学校非涉密公文印发后由党办校办在学校办公自动化系统（OA）发布。

第三十五条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第三十六条  需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。

第七章 公文管理

第三十七条  学校各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十八条  公文由党办校办统一收发、用印、归档和销毁。

第三十九条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第四十条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。不宜公开的公文，不得违规转发、传输和发布。

第四十一条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、汇编的机密级、秘密级公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

涉密公文的全文、标题和发文字号等信息应当与公文一起严格按保密要求管理，解密前均不得在非涉密的文件、简报资料、刊物、网站等使用，召开会议传达的，不得进行新闻报道。

第四十二条  公文的撤销和废止，由学校根据职权范围和有关法律法规执行。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第四十三条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十四条  单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十五条  新设立的单位应当向党办、校办提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章 附  则

第四十六条  学校规范性文件的管理按照《广东外语外贸大学规范性文件管理规定》执行。

第四十七条  本办法自发布之日起施行。2013年11月发布的《广东外语外贸大学公文处理办法》（广外党〔2013〕48号）同时废止。

第四十八条  本办法由党办校办负责解释。